Slogan: Einfach, flexibel, sinnvoll

Unsere Leistungsmerkmale

1. Die Online-Ansicht für den Besucher

1a Möglichkeiten für den Betreiber

  • Einfache Einbindung in Ihren Internetauftritt
  • Unkompliziertes Anlegen und Bearbeiten von verschiedenen Kalendern für eine oder mehrere Organisationseinheiten, die miteinander interagieren können oder vollständig getrennt voneinander laufen
  • Individuelle Konfiguration der Öffnungszeiten pro (Wochen-)Tag, Monat und Jahr
  • Freigabe beliebig vieler paralleler Termine
  • Eingabe jedes beliebigenZeitintervalls (z.B. 5 min, 10 min,…)
  • Individuelle Gestaltung des Layouts unter Einbindung von Bildern, Farben und Logos
  • Freie Eingabe sämtlicher Textbausteine in beliebiger Sprache
  • Freie Auswahl der Formularfelder (Name, Mail-Adresse, Telefonnummer…), die vom Besucher auszufüllen sind.
  • Eigene Gestaltung der Terminbestätigung per E-Mail inkl. Zusatzinformationen (z.B. mitzubringende Unterlagen für ausgewählte Dienstleistung)
  • Automatische Sperrung der Terminfreigabe nach Feiertagen je Bundesland, individuelle Sperrung weiterer Tage möglich
  • Definition der Dienstleistungen und dessen durchschnittliche Bearbeitungsdauer
  • Berechnung der Terminlänge aufgrund der gewählten Dienstleistung(ein) und der hinterlegten Bearbeitungsdauer
  • Beschränkung der dienstleistungsanzahl un der maximalen Terminlänge
  • Online-Hilfe zur Konfiguration der Kalender
  • Barrierefreiheit Level AA nach WCAG 2.0
  • Datenschutzrechtlich sichere Ablage der Kalender-Informationen
  • Schnittstelle zum softwarebasierten Aufrufsystem NetCallUp, so dass gebuchte Termine automatisch eingestellt und zum entsprechenden Zeitpunkt aufgerufen werden!

1b Nutzen für den Besucher

  • Einfache Buchung eines Online-Termins mittels PC (Desktop-Version), Smartphone oder TabletPC (mobile Version)
  • Buchung jederzeit möglich, auch abends und am Wochenende
  • Angebot verfügbarer Termine nach Angabe der gewünschten Dienstleistung
  • Verfolgung der getätigten Eingaben mit Möglichkeit zur nachträglichen Änderung
  • Sofortige Terminbestätigung per E-Mail mit Möglichkeit zur Stornierung
  • Optional Informationen zur Dienstleistung bzw. zu notwendigen Unterlagen/Kosten
  • Eigenständige Verschiebung oder Löschung eines reservierten Termins
  • Automatisierte Terminerinnerung per E-Mail

2. Die interne Kalenderansicht für Mitarbeiter

2a für mehrere Mitarbeiter (Gruppenansicht)

  • Einsatz bei personenunabhängigen Terminen (z.B. Bürgerbüro, Zulassung)
  • Vergabe von Berechtigungen für die Nutzung des Gruppen-Kalenders
  • Mitarbeiterberechtigungen über Gruppen steuerbar
  • Berechtigungsstaffelung von “nur lesen”, “nur schreiben” und Vollzugriff (Berechtigung “nur schreiben” für Anwendung im CallCenter empfehlenswert)
  • Überblick der gebuchten Termine in einer Monats-, Wochen- und Tagesansicht
  • Darstellung der Terminlänge in der Tagesansicht
  • Anzeige eines Gruppenkalenders oder mehrerer Gruppenkalender nebeneinander (z.B. für Bürgerservice und Zulassung im CallCenter)
  • Einfache Zuschaltung von unterschiedichen Kalendern unter Berücksichtigung vergebener Berechtigungen
  • Eintragen, Verschieben und Löschen von Terminen durch den Mitarbeiter möglich
  • Benachrichtigung von telefonisch vereinbarten Terminen per E-Mail an den Kunden
  • Freie Konfiguration beliebiger Schlagwörter (z.B. neuer Termin, aktiviert, Prüfung erforderlich)
  • Kennzeichnung von Terminen durch Schlagwörter und Icons
  • Kalenderübergreifende Suche nach freien Terminen durch Angabe von Standorten, Zeitraum und Dienstleistung
  • Umfangreiche Suchfunktion nach bereits eingetragenen Terminkunden
  • Alle Kundendaten werden verschlüsselt in der Datenbank abgelegt
  • Zugang zum Kalender über SSL-geschützte Verbindung

2b für einen einzelnen Mitarbeiter

  • Einsatz bei personenabhängigen Terminen (individueller Kalender wie z.B. in der Ausländerbehörde)
  • identische Funktionen wie beim Gruppen-Kalender
  • Einfache Freigabe persönlicher Terminkontingente je Kalenderwoche und Tag per Mausklick
  • Kalenderzugriff von Vertretungsgruppen, um Termine bspw. im Krankheitsfall zu verwalten

3. Mandantenfähigkeit

Sie können mehrere, voneinander unabhängige Mandanten z.B. für verschiedene Organisationseinheiten, Standorte oder Fachbereiche anlegen.
Weiterhin besteht die Möglichkeit, für jeden einzelnen Mandanten diverse (Unter-)Kalender anzulegen. Die Konfiguration der einzelnen Mandanten erfolgt über getrennte Zugangsdaten.
Somit kann jede Organisationseinheit lediglich den eigenen Bereich verwalten:

  • Zur Verwaltung von mehreren Mandanten steht eine Admin-Oberfläche zur Verfügung.
  • Sie erhalten umfassende statistische Auswertungen über gebuchte Termine, versandte E-Mails wahlweise je Mandant oder mandantenübergreifend.
  • Einzelne Kalender können mit einer begrenzten Laufzeit angelegt werden.
  • Die Anbindung an das Aufrufsystem NetCallUp kann je Mandant eingestellt werden.
  • Direkte Übernahme von einzelnen Konfigurationsvariablen von einem Mandanten zum anderen über die Kalenderverwaltungsoberfläche.

4. statistische Auswertungen

Auswertungen nach folgenden Parametern sind möglich:

  • Termine pro Monat/Tag/Wochentag/Woche
  • Terminreservierung durch Kunde oder Mitarbeiter
  • Auswahl der Fallarten
  • Anzahl der Tage, die Termine durchschnittlich im Voraus
    gebucht werden